KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİ VE KORUNMASI POLİTİKASI
A. Giriş
Pointix Bilişim Teknolojileri Ticaret Ltd. Şti. (“Şirket”), kişisel verilerin korunması ve işlenmesinde başta Anayasa’nın 20. maddesinde düzenlenen özel hayatın gizliliği olmak üzere kişilerin temel hak ve özgürlüklerini korumaya azami önem atfetmektedir. Bu çerçevede, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“Kanun” ya da “KVK Kanunu”) uyarınca kişisel verilerin hukuka uygun olarak korunması ve işlenmesine özen göstermekte, tüm planlama ve faaliyetlerinde bu anlayışla hareket etmektedir.
Şirketimiz, özel hayatın gizliliğinin temeli olan kişisel verilerin korunması ve işlenmesini sadece mevzuata uyum sağlama kapsamında değerlendirmemekte, yaklaşımının temeline insana verdiği değeri koymaktadır. Bu bilinçle hareket eden Şirketimiz kişisel verilerin hukuka uygun olarak korunması ve işlenmesi için gerekli her türlü idari ve teknik önlemi almaktadır.
B. Politikanın Amacı
Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikasının (“Politika”) amacı, Kanun’un amacına uygun olarak tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen kişisel verilerin korunması ve işlenmesinde başta Anayasa’nın 20. maddesinde düzenlenen özel hayatın gizliliği olmak üzere kişilerin temel hak ve özgürlüklerini azami derecede korumak ve Şirketimizin yükümlülükleri ile Kanun uyarınca uyacağı usul ve esaslar hakkında kişisel veri sahiplerini (ilgili kişi) bilgilendirmektir. Politikanın amacı doğrultusunda, Şirketimiz tarafından gerçekleştirilen kişisel verilerin korunması ve işlenmesi faaliyetlerinde mevzuata tam uyumun sağlanması ve kişisel veri sahiplerinin özel hayatın gizliliği ve veri güvenliği hakkının korunması hedeflenmektedir.
C. Politikanın Kapsamı
Bu politika, Şirket aracılığıyla ulaşılan hizmetlerin kullanımı dolayısıyla oluşturulmuştur. İnternet sitemiz olan cozanla.com üzerinden, diğer platformlarımız (mobil uygulama gibi) üzerinden, sosyal medya üzerinden, iletişim hatlarımız aranılarak, elektronik posta yoluyla veya herhangi bir yolla ulaşılan tüm hizmetlerimize ilişkin olarak hazırlanmıştır. Politika, müşterilerimiz ile potansiyel müşterilerimiz ve onların çalışan/yetkilileri, eğitim hizmeti satın alan kişi veya kişiler, eğitmenlerimiz ve internet sitesi ziyaretçilerimiz için hazırlanmıştır. Bu kapsamda belirtilen kişiler hakkında uygulanacaktır. Şirket, bu Politikayı internet sitesinde yayımlamak suretiyle bu kişisel veri sahiplerini Kanun hakkında bilgilendirmektedir.
Bu Politika, yukarıda belirtilen ilgili kişiler için, kişisel verilerinin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla Şirketimiz tarafından işlenmesi halinde uygulanacaktır. Verinin aşağıda belirtilen kapsamda “Kişisel Veri” kapsamında yer almaması veya Şirketimiz tarafından gerçekleştirilen kişisel veri işleme faaliyetinin yukarıda belirtilen yollarla olmaması halinde bu Politika uygulanmayacaktır.
D. Kişisel Verilerin Toplanması
Kişisel verilerinizi sitemiz/platformumuz üzerinden üyelik hesabı oluşturduğunuzda, platform üyelik bilgilerinizi güncellediğinizde, eğitim hizmeti satın aldığınızda, sosyal medya hesaplarımızdan iletişime geçtiğinizde, cozanla.com’da yer alan bir formu doldurduğunuzda, satın aldığınız eğitim hizmetini iade ettiğinizde, destek hattımızdan görüşme gerçekleştirdiğinizde, elektronik posta üzerinden iletişim kurduğunuzda, internet adresimizi ziyaret ettiğinizde, iş ortaklarımız veya temsilcileriniz vasıtasıyla bilgilerinizi ilettiğinizde topluyor, işliyor ve saklıyoruz.
- Ad Soyad, TC Kimlik no, Vergi kimlik numarası;
- E-posta, telefon numarası, cep telefonu dahil iletişim bilgileriniz;
- Ev veya işyeri adres bilgisi;
- Müşteri siparişleri, alınan eğitim vb. hizmetlerin detayları;
- Online eğitimlerde ses ve video kayıtlarınız;
- Talep ve şikayet bilgileri dahil müşteri işlem bilgileriniz;
- IP adresi ve internet sitesi giriş çıkış bilgileri dahil işlem güvenliği bilgileriniz;
- Banka hesap ve IBAN bilgileriniz dahil finansal bilgileriniz.
Tarafınıza ait olmayan kişisel veriler (başka bir kişiye ait hesap ve kimlik bilgileri gibi) söz konusu kişilerin bu bilgilerinin Tarafımıza aktarılmasında açık rızalarının alındığını taahhüt edersiniz.
E. Kişisel Verilerin Toplanmasının Hukuki Sebebi
Şirketimiz kişisel verileri ilgili kişinin açık rızası olmaksızın işlemez. Kişisel veriler yalnızca aşağıdaki şartlardan birinin varlığı hâlinde ilgili kişinin açık rızası aranmaksızın işlenebilir:
- Kanunlarda açıkça öngörülmesi,
- Kişisel verinin kişisel ilgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş olması,
- Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması,
- Şirketimizin hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması,
- Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması,
- İlgili kişilerin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, Şirketimiz tarafından meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması.
F. Kişisel Verilerin İşlenme Amaçları
Yukarıda yer alan kişisel verileriniz ilgili mevzuata ve dürüstlük kuralının gereklerine uygun, doğru ve güncel olmasına azami özen göstermektedir. Şirketimiz veri işleme amacını açık ve kesin olarak belirler ve bu amacın meşru olmasını sağlar. Şirketimiz belirttiği bu amaçlar dışında başka amaçlarla veri işleme yapmaz. Bu itibarla, kişisel veri işleme amaçlarının açıklandığı hukuki işlem ve metinlerde belirlilik ve açıklık ilkesine uyumda hassasiyet gösterir.
Şirketimiz işlenen kişisel verilerin, belirlenen amaçların gerçekleştirilebilmesine elverişli olmasına dikkat eder ve amacın gerçekleştirilmesiyle ilgili olmayan veya ihtiyaç duyulmayan verilerin işlenmesinden kaçınır. Şirketimiz mevcutta olmayan ve sonradan gerçekleşmesi düşünülen amaçlarla kişisel veri toplamaz veya işlemez. Sonradan ortaya çıkması muhtemel ihtiyaçların karşılanmasına yönelik olarak veri işlemek için işlemeye ilk kez başlıyor gibi Kanunda düzenlenmiş olan işleme şartlarını gerçekleştirir. Ayrıca işlenen veriyi sadece amacın gerçekleştirilmesi için gerekli olanla sınırlı tutar. Ölçülülük ilkesi kapsamında, veri işleme ile gerçekleştirilmesi istenen amaç arasında makul bir denge kurar.
Şirketimiz ilgili mevzuatta verilerin saklanması için öngörülen bir süre bulunması halinde bu sürelere uyum gösterir; aksi durumda kişisel verileri, ancak işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza eder. Şirketimiz tarafından bir kişisel verinin daha fazla saklanması için geçerli bir sebep olmaması durumunda söz konusu veri silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir. Kişisel verilerin saklanması ve imhasına ilişkin prosedürler Şirketimizin Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası’nda ayrıntılı olarak düzenlenmektedir.
Bu çerçevede yukarıda açıklanan kişisel verileriniz;
1. Hizmet satış süreçlerinin yürütülmesi,
2. Hizmet satış sonrası destek hizmetlerinin yürütülmesi,
3. Hizmet (geri) alım süreçlerinin yürütülmesi,
4. Hizmet operasyon süreçlerinin yürütülmesi,
5. Müşteri ilişkileri yönetimi süreçlerinin yürütülmesi,
6. Müşteri memnuniyetine ilişkin aktivitelerin yürütülmesi,
7. Firma/ürün/hizmete bağlılık süreçlerinin yürütülmesi,
8. Sözleşme süreçlerinin yürütülmesi,
9. İş faaliyetlerinin yürütülmesi/denetimi,
10. İletişim faaliyetlerinin yürütülmesi,
11. Finans ve muhasebe işlerinin yürütülmesi,
12. Faaliyetlerin mevzuata uygun yürütülmesi,
13. Reklam/kampanya/promosyon süreçlerinin yürütülmesi,
14. Ürün/ hizmet pazarlama süreçlerinin yürütülmesi,
15. Talep/şikayetlerin takibi,
16. Hukuk işlerinin takibi ve yürütülmesi,
17. Yetkili kişi/kurum ve kuruluşlara bilgi verilmesi,
18. Erişim faaliyetlerinin yürütülmesi
amaçları kapsamında işlenmekte ve saklanmaktadır.
G. Kişisel Verilerin Aktarılma Amaçları ve Aktarıldığı Kişiler/Kuruluşlar
Şirketimiz, kişisel verileri Kanun’un 8. ve 9. maddelerinde belirtilen şartlar çerçevesinde aşağıdaki amaçlarla sınırlı olarak aktarmaktadır:
1. Hizmet satış süreçlerinin yürütülmesi,
2. Hizmet satış sonrası destek hizmetlerinin yürütülmesi,
3. Hizmet (geri) alım süreçlerinin yürütülmesi,
4. Hizmet operasyon süreçlerinin yürütülmesi,
5. Müşteri ilişkileri yönetimi süreçlerinin yürütülmesi,
6. Müşteri memnuniyetine ilişkin aktivitelerin yürütülmesi,
7. Sözleşme süreçlerinin yürütülmesi,
8. İş faaliyetlerinin yürütülmesi/denetimi,
9. Finans ve muhasebe işlerinin yürütülmesi,
10. Faaliyetlerin mevzuata uygun yürütülmesi,
11. Hukuk işlerinin takibi ve yürütülmesi,
12. Yetkili kişi/kurum ve kuruluşlara bilgi verilmesi.
Şirketimiz, kişisel verileri aktarılma amacının gerektirdiği veri konusu kişi grupları ve verilerle sınırlı olarak aşağıda belirtilen kişi ve kuruluşlara aktarabilmektedir:
- Yetkili kamu kurum ve kuruluşları (gerektiğinde yurt dışındaki otoriteler dahil),
- Hissedarlarımız,
- İş Ortaklarımız,
- Temsilcilerimiz, servis sağlayıcılarımız,
Gerçek kişiler veya özel hukuk tüzel kişileri (İşbirliği yapılan diğer kuruluşlar: mali müşavirlik şirketleri, hukuk büroları, online veri hizmeti alınan üçüncü taraf şirketler, bankalar vb.).
H. Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası
H.1. Kişisel Verilerin İmhası
Diğer kanunlarda kişisel verilerin imhasına ilişkin yer alan hükümler saklı kalmak kaydıyla Şirketimiz, bu Kanun ve diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlemiş olduğu kişisel verileri, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası’na uygun olarak re’sen veya ilgili kişinin talebi üzerine siler, yok eder veya anonim hale getirir.
Kişisel verilerin silinmesi, kişisel verilerin ilgili kullanıcılar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemini ifade etmektedir.
Verilerin yok edilmesi; kişisel verilerin hiç kimse tarafından hiçbir şekilde erişilemez, geri getirilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemini ifade etmektedir.
Verilerin anonim hale getirilmesi, kişisel verilerin maskeleme, değişken çıkartma, genelleştirme vb. tekniklerle başka verilerle eşleştirilse dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesi işlemini ifade etmektedir.
H.2. Kişisel Verilerin Saklanma Süreleri
Şirketimiz, kişisel verileri kanunlarda ve sair mevzuatta öngörülen süreler uyarınca saklamaktadır. Kanunlarda ve sair mevzuatta öngörülen bir saklama süresi bulunmuyorsa, kişisel veriler Şirketimizin Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası’na uygun olarak o kişisel veriyi işleme amacının gerçekleşmesi için gereken süre kadar saklanmakta, daha sonra periyodik imha süreleri çerçevesinde silinmekte, yok edilmekte veya anonim hale getirilmektedir.
I. İlgili Kişinin Aydınlatılması ve Hakları
Şirketimiz, KVK Kanunu’nun 10. maddesine uygun olarak, kişisel verilerin elde edilmesi sırasında ilgili kişileri aydınlatmaktadır. Bu kapsamda, varsa Şirket temsilcisinin kimliği, kişisel verilerin hangi amaçla işleneceği, işlenen kişisel verilerin kimlere ve hangi amaçla aktarılabileceği, kişisel veri toplamanın yöntemi ve hukuki sebebi ile kişisel ilgili kişinin sahip olduğu hakları açıklığa kavuşturmaktadır.
I.1. Politika ve Kanunun Tamamen veya Kısmen Uygulanmayacağı Haller
Bu Politika ve Kanun hükümleri aşağıdaki hâllerde uygulanmayacaktır:
1. Kişisel verilerin, üçüncü kişilere verilmemek ve veri güvenliğine ilişkin yükümlülüklere uyulmak kaydıyla gerçek kişiler tarafından tamamen kendisiyle veya aynı konutta yaşayan aile fertleriyle ilgili faaliyetler kapsamında işlenmesi,
2. Kişisel verilerin resmi istatistik ile anonim hâle getirilmek suretiyle araştırma, planlama ve istatistik gibi amaçlarla işlenmesi,
3. Kişisel verilerin millî savunmayı, millî güvenliği, kamu güvenliğini, kamu düzenini, ekonomik güvenliği, özel hayatın gizliliğini veya kişilik haklarını ihlal etmemek ya da suç teşkil etmemek kaydıyla, sanat, tarih, edebiyat veya bilimsel amaçlarla ya da ifade özgürlüğü kapsamında işlenmesi,
4. Kişisel verilerin millî savunmayı, millî güvenliği, kamu güvenliğini, kamu düzenini veya ekonomik güvenliği sağlamaya yönelik olarak kanunla görev ve yetki verilmiş kamu kurum ve kuruluşları tarafından yürütülen önleyici, koruyucu ve istihbari faaliyetler kapsamında işlenmesi,
5. Kişisel verilerin soruşturma, kovuşturma, yargılama veya infaz işlemlerine ilişkin olarak yargı makamları veya infaz mercileri tarafından işlenmesi.
Bu Politika ve Kanunun amacına ve temel ilkelerine uygun ve orantılı olmak kaydıyla veri sorumlusunun aydınlatma yükümlülüğünü düzenleyen 10’uncu, zararın giderilmesini talep etme hakkı hariç, ilgili kişinin haklarını düzenleyen 11’inci ve Veri Sorumluları Siciline kayıt yükümlülüğünü düzenleyen 16’ncı maddeleri aşağıdaki hâllerde uygulanmayacaktır:
1. Kişisel veri işlemenin suç işlenmesinin önlenmesi veya suç soruşturması için gerekli olması,
2. İlgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş kişisel verilerin işlenmesi,
3. Kişisel veri işlemenin kanunun verdiği yetkiye dayanılarak görevli ve yetkili kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarınca, denetleme veya düzenleme görevlerinin yürütülmesi ile disiplin soruşturma veya kovuşturması için gerekli olması,
4. Kişisel veri işlemenin bütçe, vergi ve mali konulara ilişkin olarak Devletin ekonomik ve mali çıkarlarının korunması için gerekli olması.
I.2. İlgili Kişinin KVK Kanunu Uyarınca Hakları
Şirketimiz Kanun’un 10. maddesi uyarınca ilgili kişilere haklarını bildirmekte, söz konusu hakların nasıl kullanılacağına dair yol göstermekte ve tüm bunlar için gerekli iç işleyişi, idari ve teknik düzenlemeleri gerçekleştirmektedir. Kişisel verileri işlenen kişilerin Kanun’un 11. maddesi uyarınca sahip oldukları haklar aşağıda sayılmaktadır:
1. Kişisel verilerinin işlenip işlenmediğini öğrenme,
2. Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
3. Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
4. Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
5. Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması halinde bunların düzeltilmesini isteme,
6. Kanun’un 7. maddesinde öngörülen şartlar çerçevesinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme,
7. Kanun’un 11. maddesinin (d) ve (e) bentleri uyarınca yapılan işlemlerin (düzeltme ve imha), kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
8. İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
9. Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması halinde zararın giderilmesini talep etme.
Kanunun uygulanmasıyla ilgili talepler ve başvurular CEVİZLİ MAH. TUGAY YOLU CAD. OFİSİM İSTANBUL NO: 20 B İÇ KAPI NO: 95 MALTEPE/ İSTANBUL Türkiye adresine yazılı olarak bizzat tevdi edilebilir; Noter kanalıyla veya iadeli taahhütlü mektupla gönderilebilir; kayıtlı elektronik posta (KEP) adresi, güvenli elektronik imza veya mobil imza kullanmak suretiyle elektronik ortamda ya da Şirketimize daha önce bildirilen ve sistemimizde kayıtlı bulunan e-posta ile [email protected] adresine gönderilmek suretiyle iletilebilir.
1. Talep ve başvurularda,
2. Ad, soyadı ve başvuru yazılı ise imza,
3. Türkiye Cumhuriyeti vatandaşları için T.C. kimlik numarası, yabancılar için uyruğu, pasaport numarası veya varsa kimlik numarası,
4. Tebligata esas yerleşim yeri veya iş yeri adresi,
5. Varsa bildirime esas elektronik posta adresi, telefon ve faks numarası,
6. Talep konusu bulunması zorunludur.
Konuya ilişkin bilgi ve belgelerin başvuruya eklenmesi gerekmektedir. Şirketimiz başvuruda yer alan talepleri, talebin niteliğine göre en kısa sürede ve en geç otuz gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırır. Ancak söz konusu işlemin ayrıca bir maliyet gerektirmesi hâlinde, Kurulca belirlenen tarifedeki ücret alınabilir.
Şirketimiz kendisine iletilen talebi kabul edebileceği gibi gerekçesini açıklayarak reddedebilir ve yanıtını ilgili kişiye yazılı olarak veya elektronik ortamda bildirir. Başvuruda yer alan talebin kabul edilmesi hâlinde Şirketimiz gereğini en kısa sürede yerine getirir ve ilgili kişiyi bilgilendirir. Başvurunun Şirketimizin hatasından kaynaklanması hâlinde alınan ücret ilgili kişiye iade edilir.
Başvurunun reddedilmesi, verilen yanıtın yetersiz bulunması veya süresinde başvuruya yanıt verilmemesi hâllerinde; ilgili kişi, yanıtı öğrendiği tarihten itibaren otuz ve herhâlde başvuru tarihinden itibaren altmış gün içinde Kurula şikâyette bulunma hakkına sahiptir.